Освітні онлайн-проєкти активно зростають, але разом із розвитком збільшується і складність управління. Реклама, вебінари, комунікація з аудиторією, продажі, видача доступів до навчальних матеріалів — усе це потребує злагодженої роботи. Тож у сучасному EdTech-середовищі успіх залежить не лише від якості контенту, а й від глибини його діджиталізації. Ринок вимагає відмови від ручного керування на користь систем, що працюють у режимі 24/7, мінімізуючи людський фактор. Якщо ці процеси не об’єднані в єдину систему, бізнес починає втрачати клієнтів і гроші ще до моменту оплати. Саме з таким завданням до нас звернувся Павло Ковтуненко — експерт №1 за версією Alibaba.com та офіційний сервіс-партнер в Україні.

Запит

Основний запит був чіткий і прагматичний: автоматизувати весь шлях клієнта від першого контакту з рекламою до моменту оплати продукту, мінімізувавши втрати на кожному етапі. Метою було не просто налаштувати окремі інструменти, а побудувати систему, яка працює стабільно, прогнозовано і масштабується без постійного залучення команди.

Аудит проблем до автоматизації

До старту проєкту бізнес стикався з труднощами, типовими для освітньої сфери:

• Хаос у даних. Використовувалося багато сервісів, які не були пов'язані між собою. Інформація про клієнтів зберігалася в CRM, Google Таблицях та "в головах" команди.
• Відсутність автоматизованих комунікацій. Спілкування з аудиторією не було системним, що призводило до втрати лідів.
• "Сліпий" маркетинг. Проєкт використовував велику кількість каналів трафіку, але без наскрізної аналітики неможливо було визначити, які з них приносять прибуток, а які — збитки.
• Втрати на етапі оплати. Користувачі могли натиснути кнопку "Купити", але не завершити транзакцію. Оскільки дані таких користувачів не завжди фіксувалися, менеджери не могли здійснити "дотискання".

Архітектура рішення — технологічний стек

Для побудови системи було обрано комбінацію платформи SendPulse та зовнішніх інструментів автоматизації: Webinar Stars, WayForPay, WordPress, Profit.Store.BI, Node-Red та Looker Studio.

Ця комплексна екосистема об’єднала такі складові:

• CRM — для зберігання контактів та угод;
• LMS — для організації навчального процесу;
• вебінарну кімнату — для проведення онлайн-подій;
• чат-боти в Telegram та Viber — для автоматизованої комунікації;
• платіжну систему — для приймання та обробки платежів;
• веб-аналітику — для відстеження поведінки користувачів;
• маркетингову аналітику — для оцінки ефективності реклами;
• систему автоматизації Node-RED.

Тепер розгляньмо кожну складову автоворонки детальніше.

1. Веб-аналітика (Google Analytics 4)

Для того, щоб рекламні кабінети Facebook та Google працювали ефективніше, ми налаштували:

1. Веб-аналітика через GA 4 і Hotjar

Налаштування веб-аналітики складалося із трьох етапів:

1. Впровадили єдині правила розмітки трафіку UTM-мітками. Тепер весь трафік почав відображати, з якої саме рекламної активності він прийшов.
2. Налаштували конверсії (key events), щоб бачити, який трафік з яких рекламних активностей досягає яких конверсій. Це швидкий аналіз ефективності ще на рівні веб-аналітики.
3. Налаштували Hotjar для відслідковування поведінкових факторів користувачів на сторінках сайту та лендінгах зі зручною тепловою картою за записами відеосесії під кожне відвідування.

2. Сайт з віджетом

Трафік потрапляє на лендінг, де розміщена форма переходу до чат-ботної воронки. Користувачі можуть обрати для себе зручний месенджер Viber або Telegram.

3. Чат-боти (Telegram та Viber)

Комунікацію було перенесено в месенджери завдяки високому показнику Open Rate. Ми впровадили складні сценарії взаємодії: довебінарні нагадування, тригери під час ефіру та післявебінарний прогрів. Ключовою технічною особливістю стала здатність ботів фіксувати та передавати UTM-мітки й cookie-файли користувачів.

4. Вебінарна кімната (Webinar Stars)

Обрана за можливості інтеграції через API. Сервіс дозволяє передавати дані про поведінку глядача у CRM, без втрати важливих технічних параметрів, таких як ID вебінару і параметри трафіку.

Критично важливим етапом стала реалізація передачі UTM-міток та контактних даних із чат-бота безпосередньо до вебінарної кімнати. Це забезпечило безшовну інтеграцію та дозволило уникнути зайвого кроку — сторінки авторизації.

Це дозволило спрямовувати глядачів із чат-бота безпосередньо на вебінар. У блоці продажів ми налаштували кнопки переходу на лендінг з офером, забезпечивши наскрізну передачу UTM-параметрів.

5. CRM та комунікації (SendPulse)

Ядром екосистеми стала CRM-платформа SendPulse. У ній налаштували дві основні воронки:

• Вебінарна воронка. Тут фіксуються всі реєстрації, відстежується присутність учасників на вебінарі, їхня активність у чаті (коментарі автоматично зберігаються в картці клієнта) та кліки по кнопках покупки.

• Воронка угод. Сюди потрапляють клієнти, які обрали конкретні пакети навчання та оформили бронювання (Start, Basic, Pro). Перехід між воронками відбувається автоматично, що унеможливлює дублювання заявок.

6. Платіжна система (WayForPay)

Інтеграція WayForPay через Webhooks з CRM дозволила реалізувати такі сценарії:

1. Миттєвий доступ. Після успішної оплати через Apple Pay або Google Pay, WayForPay надсилає сигнал у Node-RED. Система миттєво створює обліковий запис у SendPulse LMS і надсилає студенту повідомлення: "Вітаємо! Ваше навчання вже доступне".
2. Повернення "Покинутих кошиків". Якщо клієнт перейшов на платіжний шлюз, але не ввів реквізити картки, через 30-60 хвилин йому приходить автоматичне нагадування в бот із пропозицією допомоги або розтермінування.
3. Фіскалізація. Кожна оплата автоматично формує фіскальний чек (через інтеграцію з Checkbox), що повністю легалізує процес без участі бухгалтера.

7. Сайт з віджетом

На сайті було розроблено та впроваджено віджет вибору тарифів, який дозволяє користувачу швидко обрати пакет участі, заповнити контактні дані та перейти до оплати в кілька кліків. Віджет інтегрований з платіжною системою та CRM, що забезпечує коректну фіксацію вибраного тарифу й автоматичну передачу даних для подальшої обробки в автоворонці.

При виборі пакета користувача переводило на сайт екварінгу для оплати, aле тільки якщо про цього юзера є дані в системі. Якщо даних немає, то з'являється форма для вводу контактних даних. Це суттєво збільшує можливості "дотиснути" клієнта, якщо він не оплатив з якоїсь причини, бо про кожного, хто натиснув кнопку і не оплатив, є дані, з якими може працювати менеджер з продажів.

8. Навчальна платформа (LMS SendPulse)

На платформі розміщено 7 модулів курсу з уроками, тестами та презентаціями. Система автоматично відкриває доступ до відповідного пакета навчання одразу після фіксації оплати.

9. Наскрізна аналітика (BI-система)

Для прийняття управлінських рішень було створено дашборди в Looker Studio на базі Profit.Store BI. Це дозволило відстежити повний шлях клієнта — від кліку по рекламі до оплати.

Бізнес отримав можливість аналізувати:

• конверсії на кожному етапі воронки;
• ефективність рекламних каналів;
• вплив вебінарів на продажі;
• якість трафіку та поведінку користувачів.

Переваги:

• Деталізація до рівня оголошення. Маркетологи бачать ефективність кожного креативу та ключового слова.
• Модель атрибуції. Використовується data-driven підхід. Це дозволяє розуміти реальний внесок кожного каналу, не обмежуючись лише "першим" або "останнім" кліком.
• Фінансові показники. У реальному часі відображаються ROAS, ROMI, CAC (вартість залучення клієнта) та загальний дохід.

Інтерактивний дашборд наскрізної аналітики з ефективності рекламних кампаній по всій структурі рекламних каналів з ієрархією кабінетів та UTM-міток. Чітка воронка наскрізних показників на кожну активність – email-повідомлення, таргетинг, контекст, чат-бот, публікація чи рекомендація – все буде деталізовано в результати.

Інтерактивний дашборд воронок з деталізацією конверсійних етапів на шляху клієнта. Дослідити воронку від ліда до оплати можна в розрізі конкретного тріпваєра, лідмагніта, продукта, вебінара. Також є можливість вивчати всі статуси угод по конкретній воронці CRM по продукту чи об'єкту із воронки продажів.

Воронка від реклами до оплати зі статусами угод CRM-системи може відображатись в розрізі конкретного об'єкта воронки

10. Передача подій через сервер CAPI

Дані про оплату з WayForPay повертаються назад у Facebook Pixel та конверсію у рекламному кабінеті Google Ads як "Purchase" з точною сумою доходу, що дає можливість алгоритмам Facebook та Google оптимізуватися на пошук саме платоспроможної аудиторії

11. "Мозок" системи (Node-RED)

Оскільки стандартних інтеграцій часто недостатньо для складних сценаріїв, було використано Low-code рішення Node-RED. Інструмент відіграв ключову роль у проєкті і став центром усієї логіки. Це дозволило:

• Отримувати дані про глядачів вебінару після спрацювання тригера завершення вебінару
• Автоматично переміщувати картки клієнтів у CRM залежно від їхніх дій
• Керувати відображенням форм на сайті (якщо система ідентифікувала користувача, йому не потрібно повторно вводити дані)
• Керувати доступами в LMS системі
• Синхронізувати різні системи між собою
• Забезпечити надійний збір і передачу даних, що є запорукою роботи наскрізної аналітики

Ланцюжок обробки придбання пакета

Нижче будуть наведені маленьки частки великої воронки автоматизації для загальної картини, як це працює.

Обробка вхідних даних, збереження та перевірка коректності.

Отримання загальних даних по SendPulse акаунту для подальших запитів. Пошук існуючого контакту в CRM.

Отримання загальних даних акаунту SendPulse для подальших запитів. Пошук наявного контакту в CRM.

Створення нової угоди на заявку на оплату курсу, якщо її ще не існує в CRM.

Нода містить парсинг URL-адреси, яку передав сервіс проведення вебінарів та визначення за яким параметром шукати угоду в CRM-системі.

Формування запиту для переміщення угоди на етап «Натиснув кнопку» у воронці «Вебінар».

Формування запиту для створення нового «Контакту» в CRM.

Нода із формування запиту на додавання Угоди в CRM систему

Логіка роботи автоворонки

Процес побудований як безперервний ланцюжок передачі даних:

1. Вхідний трафік. Реклама у Facebook генерує ліди за середньою ціною 0.74$. Кожен перехід супроводжується передачею UTM-міток.
2. Реєстрація. Користувач потрапляє на лендінг, де через віджет обирає месенджер. Node-RED фіксує його кукі та мітки, створюючи контакт у CRM.
3. Вебінар. Під час трансляції система ідентифікує користувача. Якщо він натискає кнопку «Бронювати», дані миттєво оновлюються в CRM. Крім того, в картці угоди відображаються всі коментарі глядача в чаті та історія кліків по кнопках. Також передається ідентифікатор вебінару, щоб точно зафіксувати, з якого саме ефіру прийшов клієнт.
4. Оплата. Через платіжну систему WayForPay кошти зараховуються, а статус угоди в SendPulse автоматично змінюється на "Оплачено".
5. Процес навчання. Користувач отримує доступ до LMS. Щоб клієнт не пропустив лист в email, чат-бот автоматично надсилає повідомлення: "Доступ вже на пошті, приємного навчання!".

Саме за рахунок наявності усіх даних можливо побудувати персоналізовані маркетингові воронки і працювати саме з релевантною аудиторією і, як висновок, отримувати ліда за 0,74$.

Основні виклики проєкту

Найбільшими викликами стали інтеграція великої кількості інструментів і налаштування складної логіки через Node-RED. Також значну увагу приділили тестуванню сценаріїв, щоб унеможливити виникнення помилок на кожному етапі.

Ці труднощі були повністю подолані, і в результаті клієнт отримав автономну систему, яка не потребує постійного технічного втручання.

Результати та цифри

Впровадження системи принесло такі показники:

• Атрибуція угод. 100% угод чітко прив'язані до рекламних каналів. Більше немає запитань "звідки прийшли гроші".
• Розмітка трафіку. 98% всього трафіку успішно відстежується (2% втрат припадають на користувачів з максимальними налаштуваннями приватності).
• Явка на вебінар. Завдяки оптимізації повідомлень у ботах показник зріс до 74%.
• Контроль відтоку. Система фіксує відсоток блокувань бота (наприклад, 18% на певних етапах), що дозволяє вчасно коригувати інтенсивність комунікації.

Висновки для бізнесу

Цей кейс доводить, що автоматизація — це не просто зручність, а необхідний фундамент для масштабування. Глибока деталізація процесів, ретельне тестування та впровадження наскрізної аналітики дозволяють мінімізувати втрати лідів та суттєво підвищити ефективність продажів.

Ключові рекомендації:

1. Пріоритет даних. Забезпечте наскрізну передачу параметрів через усі сервіси. Якщо ланцюжок розривається хоча б в одному місці, аналітика втрачає точність.
2. Тестування та оптимізація. Неможливо створити ідеальну воронку з першого разу. Необхідно постійно аналізувати конверсію на кожному проміжному етапі та коригувати сценарії.
3. Вибір екосистеми. Обирайте інструменти з відкритим API, які дозволяють гнучко налаштовувати обмін даними.